DSGVO und Gastdaten
Was ihr über Gast-Daten wissen müsst — Aufbewahrungsfristen, Auskunftsrecht, Löschung auf Anfrage und Marketing-Einwilligung.
Betroffene Personen können unter anderem Auskunft, Berichtigung oder — unter den gesetzlichen Voraussetzungen — Löschung verlangen. Welche Pflichten im Einzelfall gelten, sollte euer Betrieb mit seiner Datenschutzberatung klären. Diese Seite ist eine Produktorientierung und keine Rechtsberatung.
Was Hey-Gastroline über eure Gäste speichert
Abhängig von Buchungsweg und Konfiguration können insbesondere folgende Angaben verarbeitet werden:
- Name (Vor- und Nachname, manchmal nur Vorname bei Walk-Ins)
- Telefonnummer (für SMS-Bestätigungen)
- E-Mail-Adresse (falls angegeben)
- Reservierungs-Daten (Datum, Uhrzeit, Personenzahl, Tisch, Sonderwünsche)
- Besuchs-Historie (welche Reservierungen ein Gast schon hatte, ob er erschienen ist)
- Sonderwünsche / Notizen (falls eingegeben, z. B. „Geburtstag”, „Rollstuhl-Zugang”)
- Marketing-Einwilligung (ob der Gast Wiedereinladungs-SMS erhalten möchte)
Die für euren Vertrag geltenden Angaben zu Hosting, Auftragsverarbeitung, Subdienstleistern und Löschwegen erhaltet ihr in den aktuellen Vertrags- und Datenschutzunterlagen.
Aufbewahrungsfristen einstellen
Speicher- und Löschfristen müssen zu Zweck, Rechtsgrundlage und gesetzlichen Aufbewahrungspflichten passen. Welche Einstellungen und Löschfunktionen für euren Zugang verfügbar sind, wird im Onboarding dokumentiert.
Wenn ein Gast Auskunft verlangt
Ein Gast schreibt euch: „Ich möchte wissen, was ihr über mich gespeichert habt.” Das ist sein Recht.
Für die Bearbeitung braucht ihr einen dokumentierten Ablauf:
- Identität und Umfang der Anfrage angemessen prüfen
- Betroffene Datensätze im freigegebenen Systemzugang ermitteln
- Daten aus den vorgesehenen Export- oder Verwaltungswegen zusammentragen
- Antwort und Bearbeitung entsprechend eurem Datenschutzprozess dokumentieren
Beachtet die gesetzlichen Fristen und lasst Sonderfälle durch eure Datenschutzberatung prüfen.
Wenn ein Gast Löschung verlangt
Ein Gast schreibt: „Bitte löscht meine Daten.” Auch das ist sein Recht (mit Ausnahmen, siehe unten).
Für eine Löschanfrage:
- Identität und Umfang der Anfrage angemessen prüfen
- Betroffene Datensätze und mögliche Aufbewahrungspflichten ermitteln
- Die im freigegebenen Zugang verfügbaren Lösch- oder Anonymisierungswege nutzen
- Entscheidung und Bearbeitung nach eurem Datenschutzprozess dokumentieren
Ob einzelne Daten wegen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erhalten bleiben müssen, hängt vom konkreten Datensatz ab. Reservierungs- und Rechnungsdaten dürfen dabei nicht pauschal gleichbehandelt werden.
Marketing-Einwilligung
Wenn ihr Wiedereinladungs-SMS einsetzen möchtet, braucht ihr eine passende Rechtsgrundlage; bei werblicher Kommunikation ist regelmäßig eine dokumentierte Einwilligung relevant. Je nach freigegebenem Setup kann sie über unterschiedliche Wege erfasst werden:
- Im Reservierungs-Widget: Checkbox „Ich möchte gelegentlich Wiedereinladungen erhalten”
- Beim KI-Telefonassistenten: nur wenn ein entsprechender, rechtlich geprüfter Ablauf vereinbart wurde
- Beim manuellen Eintrag durch euer Team: ihr setzt den Haken nur, wenn der Gast es euch persönlich gesagt hat
Trennt transaktionale Reservierungsnachrichten und werbliche Wiedereinladungen sauber. Aktivierung, Nachweis und Widerruf müssen zum vereinbarten Kommunikationsablauf passen.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag erforderlich ist und wie er geschlossen wird, ergibt sich aus dem konkreten Vertrags- und Verarbeitungsszenario. Fordert die aktuell geltenden Unterlagen vor dem Produktivstart über die Kontakt-Seite an.
Was ist mit Voice-Aufzeichnungen?
Wenn ihr den KI-Telefonassistenten nutzt, klärt vorab, ob Audio, Transkripte oder nur Metadaten verarbeitet werden. Transparenzhinweis, Rechtsgrundlage, Empfänger und Speicherfristen müssen zum freigegebenen Ablauf passen.
Eure eigene Datenschutzerklärung
Prüft mit eurer Datenschutzberatung, wie der Einsatz des Reservierungssystems in euren Datenschutzhinweisen beschrieben werden muss. Allgemeine Textbausteine sollten immer auf euren tatsächlichen Ablauf angepasst werden.
Hilfe bei Detail-Fragen
Wenn ein konkreter Fall unklar ist: schreibt uns über die Kontakt-Seite. Wir können euch zwar keine Rechtsberatung geben, aber wir kennen die häufigsten Fallstricke und helfen bei der Einordnung.