No-Show-Schutz aktivieren
Risk-Score, SMS-Reminder und optionale Kreditkarten-Vorautorisierung — so reduziert ihr No-Shows ohne Stammgäste zu vergraulen.
No-Shows können bei hoher Auslastung Umsatz kosten. Der konkrete Effekt hängt von Tischwert, Auslastung und möglicher Nachbesetzung ab. Je nach freigegebenem Setup stehen Mechanismen zur Verfügung, die euch beim Umgang mit dem eigenen Risiko unterstützen.
Wie der Risk-Score funktioniert
Ein freigeschalteter Risk-Score kann hinterlegte Signale als Entscheidungshilfe bündeln; er ist keine garantierte oder allgemein kalibrierte No-Show-Wahrscheinlichkeit.
Welche Signale berücksichtigt und wie sie gewichtet werden, muss für euren Zugang dokumentiert sein. Dazu können gehören:
- der Gast schon mal bei euch nicht erschienen ist (das gewichtet am stärksten)
- der Gast öfters storniert, als er kommt
- der Gast Reservierungen kurzfristig umbucht
Behandelt einen solchen Score als Hinweis für eine manuelle Entscheidung, nicht als alleinige Grundlage für nachteilige Maßnahmen.
SMS-Reminder einstellen
Eine mögliche Maßnahme gegen No-Shows sind passend terminierte Erinnerungen. Wenn SMS für euren Zugang aktiviert sind, können beispielsweise folgende Nachrichtentypen konfiguriert werden:
- Nach der Buchung — Bestätigung mit Buchungsdaten und einem vorgesehenen Änderungs- oder Stornoweg
- Vor dem Termin — Erinnerung mit den für euren Betrieb freigegebenen Optionen
Die SMS-Vorlagen sind derzeit auf Deutsch freigegeben.
In den Einstellungen unter „SMS-Vorlagen” könnt ihr die Texte anpassen. Prüft nach Änderungen Zustellung, Bestätigung, Stornierung und Beschwerden mit euren eigenen Daten.
Stripe-Vorautorisierung (optional)
Das ist das schärfste Werkzeug: bei Gästen mit hohem Risk-Score blockiert ihr eine Kreditkarte für einen Betrag pro Person (z. B. 20 € pro Person), den ihr erst dann abbucht, wenn der Gast tatsächlich nicht erscheint.
So aktiviert ihr es:
- In den Einstellungen → „No-Show-Schutz”
- „Stripe-Vorautorisierung” einschalten
- Auslöser oder Schwellwert entsprechend dem freigegebenen Ablauf festlegen
- Betrag pro Person festlegen
- No-Show-Regel aktivieren — Bedingungen, Kommunikation und rechtliche Grundlage müssen vor dem Einsatz geklärt sein
Wichtige Punkte:
- Die Pre-Auth sollte nur nach den transparent kommunizierten Regeln ausgelöst werden
- Ob ein Betrag lediglich autorisiert oder später belastet wird, richtet sich nach dem konkret eingerichteten Zahlungsablauf und den vereinbarten Bedingungen
- Wenn ein Gast wirklich nicht kommt: die weitere Zahlungsaktion hängt vom konfigurierten Stripe-Ablauf und den vereinbarten Bedingungen ab
- Streit-Fall: dokumentierte Buchungs- und Zustimmungsdaten helfen bei der Prüfung, ersetzen aber keine rechtliche Einzelfallbewertung
Faustregel: Startet mit einem verständlichen, verhältnismäßigen Ablauf, messt die Wirkung mit euren eigenen Daten und prüft Beschwerden sowie Abbrüche.
Schwellwert wählen
Es gibt keinen pauschal richtigen Schwellwert. Dokumentiert die verwendeten Signale, testet den Ablauf kontrolliert und passt ihn anhand eurer eigenen Ergebnisse an.
Was passiert, wenn jemand mit hohem Score reserviert?
- Beim Buchen über das Widget: Eingabefeld für Kreditkarte erscheint zusätzlich
- Beim KI-Telefonassistenten: ein abgestimmter Ablauf kann auf die erforderliche Bestätigung hinweisen und einen sicheren Zahlungsweg anbieten
- Bei manueller Buchung durch euer Team: ihr seht eine Warnung mit dem Score und könnt entscheiden, ob ihr Pre-Auth manuell verlangt
Nächster Schritt
Damit ihr eure Daten datenschutzkonform behandelt, geht weiter zu DSGVO und Gastdaten.