KI-Telefonassistent einrichten
Den KI-Telefonassistenten aktivieren, Gesprächsführung und Fallback abstimmen sowie die Telefonweiterleitung vor dem Start kontrolliert testen.
Der KI-Telefonassistent ist ein Add-on, das freigegebene Anrufe in konfigurierten Zeitfenstern bearbeiten und Reservierungswünsche aufnehmen kann. Verfügbarkeit, Telefonnummer und Weiterleitung werden für den jeweiligen Betrieb abgestimmt.
Zwei Wege, wie der KI-Telefonassistent eure Anrufe übernimmt
Variante 1: Eure bestehende Telefonnummer bleibt — Anrufe werden weitergeleitet
Wenn eure Telefonanlage eine passende Weiterleitung unterstützt, kann eure bestehende Telefonnummer unverändert bleiben. Die konkrete Zielnummer und Konfiguration erhaltet ihr im Onboarding:
- Sofort weiterleiten: alle weitergeleiteten Reservierungsanrufe gehen direkt an den KI-Telefonassistenten
- Verzögert weiterleiten: erst nach einer in eurer Telefonanlage konfigurierten Wartezeit
Welche Variante die richtige ist, hängt von eurem Betrieb, euren Servicezeiten und den Möglichkeiten der Telefonanlage ab.
Die genauen Einstellungen findet ihr in der Bedienungsanleitung eurer Telefonanlage. Bei Fragen helfen wir gern weiter.
Variante 2: Die Hey-Gastroline-Nummer wird zusätzlich beworben
Praktisch nur sinnvoll, wenn ihr ohnehin gerade eure Website oder Marketing-Materialien neu auflegt. Die Hey-Gastroline-Nummer erscheint dann als zusätzliche Reservierungs-Nummer auf eurer Website, eurem Google-Listing oder einem speziellen Reservierungs-Flyer.
Persona einstellen
Die Gesprächsführung des Assistenten wird beim Einrichten abgestimmt. Je nach freigegebenem Setup können dazu Stimme, Name und Tonfall gehören:
- Stimme: weiblich oder männlich, mit unterschiedlichen Klangbildern. Hört euch die Demo-Aufnahmen an und wählt, was zu eurem Restaurant passt
- Name: kann frei gewählt werden (z. B. „Anna”, „Markus”, „Sophie”, „Lukas”). Die KI stellt sich am Anfang jedes Gesprächs mit diesem Namen vor
- Tonfall: förmlich („Guten Abend, hier ist Anna …”) oder locker („Hey, hier ist Anna …”) — passt das zu eurer Atmosphäre
Tipp: nehmt euch Zeit, einen Probe-Anruf zu machen. Es ist kein Aufwand, die Persona zu ändern, wenn euch beim ersten Hören etwas nicht gefällt.
Verhalten der KI konfigurieren
Die verfügbaren Verhaltensoptionen hängen vom freigegebenen Setup ab. Typische Punkte für die Abstimmung sind:
- Stammgast-Wiedererkennung — wenn die Telefonnummer bekannt ist, bietet sie den Lieblings-Sitzbereich aktiv wieder an
- Wiederholbestellung — wenn ihr Bestellungen über die KI annehmt: sie fragt bei bekannten Gästen, ob sie wieder dasselbe möchten
- Beschwerden weiterleiten — festlegen, wann ein Gespräch an euer Team übergeben werden soll
- Bei Unsicherheit weiterleiten — einen Fallback für nicht sicher bearbeitbare Anfragen definieren
- Name-Verifikation bei fremder Nummer — wenn ein Gast von einer anderen Nummer aus storniert, fragt die KI Name und Datum ab — Schutz vor versehentlicher Fremd-Stornierung
Faustregel: Definiert für unklare Situationen einen erreichbaren Fallback und prüft ihn mit Testanrufen.
Handoff-Nummer hinterlegen
Wenn eine Gesprächsübergabe vereinbart ist, braucht sie eine erreichbare Zielnummer. Hinterlegt dafür die abgestimmte Restaurant- oder Service-Nummer.
DSGVO-Hinweis
Ob Audio oder Transkripte verarbeitet werden und welcher Hinweis erforderlich ist, muss für den konkreten Ablauf datenschutzrechtlich geprüft und verständlich kommuniziert werden. Die vereinbarte Hinweistechnik testet ihr vor der Freigabe.
Erster Probe-Anruf
Nach dem Einrichten: ruft die abgestimmte Nummer selbst an und macht eine Testreservierung. Prüft Gesprächsführung, Übergabe und den Eintrag im Dashboard; entfernt die Testbuchung danach wieder.
Nächster Schritt
Sobald der KI-Telefonassistent läuft: schaut weiter unter Reservierungen managen für das Tagesgeschäft.