Reservierungen im Tagesgeschäft managen
Buchungen ansehen, Tische per Drag & Drop tauschen, Walk-Ins eintragen, Stornierungen bearbeiten — die wichtigsten Handgriffe für den Service-Alltag.
Das Dashboard ist die Arbeitsoberfläche für das Tagesgeschäft. Welche Buchungsquellen dort zusammenlaufen, hängt von den für euren Zugang aktivierten Modulen ab.
Die drei Ansichten
Oben im Dashboard wechselt ihr zwischen drei Ansichten:
- Tagesansicht — alle Buchungen für heute, sortiert nach Uhrzeit. Gut für die Service-Übersicht zwischen Schichten
- Tischplan — euer Restaurant in der Vogelperspektive, jeder Tisch in seiner Status-Farbe. Gut, wenn ein Gast hereinkommt und ihr schnell sehen wollt, welcher Tisch frei ist
- Wochenansicht — die kommenden Buchungen als Übersicht. Gut für die Personalplanung
Welche Ansicht ihr nutzt, ist Geschmackssache. Viele Service-Teams arbeiten mit der Tagesansicht während der Schicht und springen bei Walk-Ins kurz in den Tischplan.
Drag & Drop: Reservierungen verschieben
Ein Gast kommt nicht um 19:00, sondern um 19:30? Eine 4er-Gruppe will jetzt doch lieber den Fensterplatz statt der Bar?
Beides geht per Drag & Drop:
- Zeit verschieben: in der Tagesansicht die Reservierung mit gehaltener Maustaste auf die neue Uhrzeit ziehen
- Tisch wechseln: im Tischplan oder in der Tagesansicht die Reservierung auf einen anderen Tisch ziehen und die angezeigte Konfliktprüfung beachten
Ob nach einer Änderung eine Nachricht versendet wird, hängt vom konfigurierten Kommunikationsablauf ab.
Status setzen
Jede Reservierung durchläuft typischerweise diese Stationen:
- Bestätigt — Buchung ist eingetragen
- Sitzt — der Gast ist im Restaurant und am Tisch
- Fertig — der Gast hat gezahlt und das Restaurant verlassen
Den Status setzt ihr per Klick auf die Reservierung. Das ist wichtig, weil:
- Der Tisch im Plan ändert seine Farbe und ihr seht auf einen Blick die Auslastung
- Aktivierte Auswertungen können auf gepflegten Statusdaten aufbauen
- Hinterlegte No-Shows können in freigegebenen Risikohinweisen berücksichtigt werden
Walk-In direkt eintragen
Ein Gast kommt ohne Reservierung herein. Im Tischplan einfach den freien Tisch antippen → „Walk-In eintragen” → Personenzahl angeben. Optional Name und Telefonnummer, falls vorhanden.
Prüft danach, ob der Walk-In in Tagesansicht und Tischplan mit dem richtigen Status erscheint.
Stornierung bearbeiten
Wenn ein Gast absagt:
- Reservierung in der Tagesansicht oder im Tischplan öffnen
- Auf „Stornieren” klicken
- Optional einen Grund hinterlegen (für eure Statistik)
Wenn für euren Zugang eine Wartelisten-Kommunikation aktiviert ist, kann die Stornierung einen abgestimmten Nachrückprozess auslösen. Prüft Zielgruppe, Reihenfolge und Nachricht vor dem Produktivstart.
Wartelisten-Eintrag eintragen
Wenn ein Gast anruft und ihr ausgebucht seid, könnt ihr ihn in einer freigeschalteten Warteliste erfassen. Ob und wann eine Nachricht versendet wird, richtet sich nach eurer Konfiguration.
Schicht-Übergabe
Vor Schichtende empfehlen wir:
- Tischplan in den Service-Mode wechseln (Übersicht über alle aktiven Tische)
- Reservierungen, die noch nicht angekommen sind, kurz prüfen
- Bei Stammgästen, die noch fehlen, ggf. einen freundlichen Anruf
Das ist nicht zwingend nötig — aber gut für eure No-Show-Rate.
Tipp aus der Praxis
Legt vor dem Start fest, ob ihr zusätzlich mit einer gedruckten Tagesliste arbeitet. Testet kurzfristige Änderungen im Dashboard mit eurem Team, bevor ihr den bisherigen Ablauf ablöst.
Nächster Schritt
Wenn ihr No-Shows reduzieren wollt, geht weiter zu No-Show-Schutz aktivieren.