AVV bei Restaurantsoftware

Definition

Ein AVV ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Er wird benötigt, wenn ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag und nach dokumentierter Weisung des Verantwortlichen verarbeitet.

Bei Restaurantsoftware ist häufig das Restaurant für seine Gästedaten verantwortlich und der Softwareanbieter Auftragsverarbeiter. Die Rollen können bei zusätzlichen Marktplatz-, Marketing- oder Zahlungsleistungen jedoch abweichen und müssen pro Verarbeitung geprüft werden.

Typische Inhalte

Ein AVV sollte unter anderem regeln:

• Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung
• Datenarten und betroffene Personengruppen
• Weisungsrechte und Vertraulichkeit
• technische und organisatorische Maßnahmen
• Einsatz und Wechsel von Unterauftragsverarbeitern
• Unterstützung bei Betroffenenrechten und Sicherheitsvorfällen
• Rückgabe oder Löschung nach Vertragsende
• Nachweise und Kontrollmöglichkeiten

Eine Datenschutzerklärung des Anbieters ersetzt diesen Vertrag nicht.

Unterauftragsverarbeiter

Restaurantsoftware nutzt häufig Hosting, SMS, E-Mail, Zahlungsdienste, Support oder KI-Dienste. Diese Beteiligten sollten in einer aktuellen Liste mit Funktion und Verarbeitungsort dokumentiert sein. Änderungen müssen nach dem vereinbarten Verfahren mitgeteilt werden.

Drittlandtransfer

Ein deutscher Anbieter oder Serverstandort schließt weitere internationale Datenflüsse nicht automatisch aus. Umgekehrt ist ein internationaler Dienst nicht allein wegen seines Sitzes unzulässig. Entscheidend sind tatsächliche Empfänger, Rechtsgrundlage, Schutzmechanismen und Dokumentation.

Prüffragen für Restaurants

1. Passt der AVV zum tatsächlich gebuchten Produkt?
2. Sind alle aktivierten Module und Unterauftragsverarbeiter enthalten?
3. Werden Speicher- und Löschfristen beschrieben?
4. Ist der Export bei Vertragsende praktisch möglich?
5. Sind Sicherheits- und Meldeprozesse nachvollziehbar?
6. Welche Rollen gelten bei Marktplatz, Zahlung oder Marketing?

AVV und KI-Telefonie

Bei einem KI-Telefonassistenten kommen Telefonie, Spracherkennung, mögliche Transkription und Systemübergabe hinzu. Der AVV muss zum konkreten Setup passen; zusätzlich sind Transparenz, Aufzeichnung, Speicherfristen und menschliche Übergabe zu prüfen.

In Hey-Gastroline

Hey-Gastroline beschreibt eine DSGVO-konforme Architektur mit Hosting in Deutschland. Verbindlich bleiben der konkrete AVV, die vereinbarten Unterauftragsverarbeiter, aktivierte Module und technischen Maßnahmen. Dieser Glossareintrag ersetzt keine Prüfung des Restaurantbetriebs oder Rechtsberatung.