Gästeverwaltung und Restaurant-CRM
Die strukturierte Verwaltung von Gästekontakten, Reservierungshistorie, zulässigen Präferenzen und Serviceinformationen.
Definition
Eine Gästeverwaltung führt Informationen zusammen, die ein Restaurant für Reservierung und Service benötigt. Dazu können Kontaktdaten, vergangene Buchungen, No-Show-Status, dokumentierte Präferenzen und interne Notizen gehören.
Der Begriff Restaurant-CRM wird oft weiter verstanden und schließt Segmentierung, Kommunikation oder Kampagnen ein. Nicht jede im Reservierungssystem vorhandene E-Mail-Adresse darf deshalb automatisch für Marketing genutzt werden.
Nutzen im Service
Ein gepflegtes Profil kann helfen, wiederkehrende Gäste zu erkennen, doppelte Datensätze zu vermeiden und wichtige Informationen nicht auf Papierzetteln zu verteilen. Der Nutzen hängt von Datenqualität und klaren Regeln ab.
Mögliche Felder sind:
- bevorzugter Kontaktweg
- Reservierungs- und Stornierungshistorie
- vom Gast mitgeteilte, relevante Servicepräferenzen
- dokumentierte Einwilligungen
- Sperr- oder Löschstatus
- interne Notiz mit Quelle und Aktualität
Datenminimierung
Freitextfelder sind besonders riskant. Abwertende Vermutungen, Gesundheitsdetails ohne Notwendigkeit oder unklare persönliche Bewertungen gehören nicht in ein Gästeprofil. Notizen sollten sachlich, zweckgebunden und für berechtigte Teammitglieder nachvollziehbar sein.
Dubletten und Identität
Gleicher Name bedeutet nicht dieselbe Person. Systeme gleichen deshalb häufig E-Mail oder Telefonnummer ab. Auch dieser Abgleich muss fehlertolerant sein: Familien können Kontaktdaten teilen, Rufnummern wechseln und Schreibweisen variieren.
Rollen und Rechte
Nicht jedes Teammitglied benötigt Zugriff auf vollständige Kontaktdaten oder Historie. Rollen sollten mindestens zwischen Service, Verwaltung und Administration unterscheiden. Änderungen und Exporte benötigen einen nachvollziehbaren Prozess.
Wechsel des Systems
Beim Import sollten nur erforderliche und rechtmäßig nutzbare Daten übernommen werden. Unveränderte Quelldatei, Feldmapping, Dublettenprüfung und Stichprobe gehören in den CSV- und Migrationsprozess.
In Hey-Gastroline
Gästedaten werden im gemeinsamen Reservierungsablauf verwendet und unterliegen Rollen, Export- und Löschpfaden. Welche Felder übernommen oder aktiviert werden, hängt vom individuellen Setup und der rechtlichen Grundlage des Restaurants ab.
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