Digitale Warteliste im Restaurant

Definition

Eine digitale Warteliste erfasst Gäste, für die aktuell kein passender Tisch verfügbar ist. Sie kann sich auf einen konkreten Tag und Zeitraum, eine Tischgröße oder einen spontanen Walk-in beziehen.

Ein Wartelisteneintrag ist noch keine bestätigte Reservierung. Dieser Unterschied muss dem Gast eindeutig angezeigt werden.

Welche Angaben erforderlich sind

Typischerweise genügen Name oder Kennung, erreichbarer Kontaktweg, Personenzahl, gewünschter Zeitraum und Ablaufdatum des Eintrags. Zusätzliche Daten sollten nur erfasst werden, wenn sie für die passende Zuordnung wirklich benötigt werden.

Faire Reihenfolge

„Wer zuerst kommt, wird zuerst bedient“ ist einfach, aber nicht immer passend. Ein frei gewordener Zweiertisch hilft einer Sechsergruppe nicht. Deshalb können Personenzahl, Zeitfenster und Tischkapazität als sachliche Kriterien hinzukommen.

Die Regeln sollten nachvollziehbar sein. Verdeckte Bevorzugung nach Umsatz oder unklaren Profilmerkmalen ist weder gastfreundlich noch ohne Weiteres datenschutzrechtlich unkritisch.

Warteliste und Rebooking

Die Warteliste speichert Nachfrage. Rebooking beschreibt den Prozess, mit dem ein frei gewordener Tisch passenden Wartenden angeboten wird. Das kann manuell oder nach vorher festgelegten Regeln automatisiert erfolgen. Mehr dazu im Eintrag Rebooking.

Benachrichtigung

Eine Nachricht sollte angeben:

• welcher Zeitraum oder Tisch angeboten wird,
• bis wann der Gast reagieren kann,
• ob die Reservierung erst nach Bestätigung verbindlich ist,
• wie abgesagt oder Rückfrage gestellt werden kann.

Nach Ablauf oder erfolgreicher Vergabe muss der Eintrag geschlossen und nach der festgelegten Frist gelöscht werden.

Walk-in-Warteliste

Bei Walk-ins kann die Liste zusätzlich Ankunftszeit und geschätzte Wartezeit enthalten. Das Team sollte keine unrealistisch genaue Zusage machen, wenn Tischdauer und tatsächliches Freiwerden unsicher sind.

In Hey-Gastroline

Hey-Gastroline verbindet Warteliste und konfigurierbaren Rebooking-Ablauf. Kriterien, Kontaktweg, Antwortfrist und Automatisierungsgrad werden im Setup festgelegt. Ein freier Tisch wird nicht ohne passende Regeln automatisch irgendeinem Gast versprochen.