Reservierungsbestätigung im Restaurant

Definition

Eine Reservierungsbestätigung teilt dem Gast mit, dass eine Buchung mit den genannten Daten angenommen wurde. Sie kann per E-Mail, SMS oder in einem anderen vereinbarten Kanal erfolgen.

Die Bestätigung muss von einer Eingangsbestätigung oder einem Wartelisteneintrag unterscheidbar sein. „Wir haben deine Anfrage erhalten“ ist nicht dasselbe wie „Dein Tisch ist verbindlich reserviert“.

Notwendige Inhalte

• Restaurantname und Standort
• Datum und Uhrzeit
• Personenzahl
• Reservierungsname oder Referenz
• Status der Buchung
• einfacher Änderungs- oder Stornierungsweg
• relevante, vorab vereinbarte Bedingungen
• Kontaktweg für Rückfragen

Tischnummer oder interner Risikostatus gehören in der Regel nicht in die Gastnachricht, wenn sie für den Gast keinen Zweck erfüllen.

E-Mail oder SMS?

E-Mail bietet mehr Platz und kann ohne SMS-Einzelkosten versendet werden. SMS wird häufig schneller wahrgenommen, kostet aber je Nachricht und benötigt eine aktuelle Telefonnummer. Welche Kombination sinnvoll ist, sollte anhand tatsächlicher Zustellung und Reaktion geprüft werden.

Transaktionale Bestätigungen sind von Werbung zu trennen. Eine Reservierung erlaubt nicht automatisch beliebige Marketingnachrichten.

Änderungen und Stornierung

Ein direkter Link zur Änderung oder Stornierung senkt die Hürde für den Gast. Nach einer erfolgreichen Änderung sollte eine aktualisierte Bestätigung gesendet werden, damit nicht mehrere widersprüchliche Zeiten im Postfach bleiben.

Zahlungen und Bedingungen

Bei Anzahlung, Kartenhinterlegung oder möglicher No-Show-Gebühr muss die Nachricht den vereinbarten Status und die relevanten Fristen klar wiedergeben. Sensible Kartendaten gehören nicht in die Bestätigung.

Häufige Fehler

• uneindeutiger Status zwischen Anfrage und Buchung
• falsche Zeitzone oder veraltete Öffnungszeiten
• fehlender Stornierungsweg
• unverständliche Bedingungen im Kleingedruckten
• Versand in einer anderen Sprache als der Buchungsweg
• keine erneute Nachricht nach einer Änderung

In Hey-Gastroline

Bestätigungen und Erinnerungen werden passend zum freigegebenen Kommunikationssetup konfiguriert. Nachrichten sind derzeit öffentlich für Deutsch freigegeben; andere Sprachen werden nicht pauschal zugesagt.